Un software se refiere a “las instrucciones electrónicas que van a indicar al ordenador que es lo que tiene que hacer. También se puede decir que son los programas usados para dirigir las funciones de un sistema de computación o un hardware”
A medida que crece un negocio, requiere manejar mayor información contable; el éxito de la administración radica en un adecuado manejo de la contabilidad, que proporcione una información exacta y oportuna. Pero con los avances tecnológicos de hoy en día, es muy fácil poder establecer este tipo de controles, mediante la aplicación de software de contabilidad.
Permite ingresar datos, ubicarlos en cada una de las cuentas contables en forma automática, actualizar los saldos, cruzar las cuentas por partida doble como lo indican los cánones de contabilidad, y elaborar informes para cada uno de los destinatarios administrativos, comerciales, financieros, gerenciales, accionistas y gubernamentales. Los mismos estados financieros producidos por el software contable, pueden ser vistos bajo diferentes ópticas según cada destinatario del informe, el accionista estará interesado en la utilidad y el rendimiento de su patrimonio, el gerente en la evolución ascendente del negocio y aquellas partidas que deberá vigilar para que el negocio no disminuya su rentabilidad, el gobierno buscará que le paguen los impuestos en forma justa y oportuna, los financieros detallarán y desmenuzarán cada cuenta contable para su posterior análisis, el comercial intentará hacer rendir en la mejor forma los recursos financieros, y el administrativo perseguirá la optimización de los gastos e ingresos.
Generación de estados financieros permite conocer con exactitud y pulcritud todo el movimiento financiero de un negocio, para evitar que se desperdicien los recursos, se desvíen los mismos en actividades poco lucrativas, se desarrolle la actividad en forma equilibrada, entendiendo que los gastos guarden relación con los ingresos, no se pida prestado más de lo que se puede pagar, no se tengan activos improductivos en cantidades importantes, se cuente con la liquidez suficiente para atender las obligaciones de corto plazo, y en general se pueda planear en forma ordenada el desarrollo financiero de la empresa. Todo esto gracias al software contable y la generación de estados financieros.